Contrôle des salariés en entreprise : obligations et règles à respecter

Le contrôle des salariés fait aujourd’hui partie du quotidien de nombreuses entreprises. Géolocalisation, charte informatique, logiciel de caisse, badgeuse, vidéosurveillance ou encore outils numériques peuvent contribuer à sécuriser l’activité, prévenir les vols, organiser le travail ou contrôler l’utilisation des outils professionnels.

Pour autant, ces dispositifs ne peuvent pas être mis en place librement. Leur utilisation est encadrée et le non-respect de certaines règles peut avoir des conséquences importantes. Les éléments recueillis peuvent notamment être contestés et fragiliser une sanction disciplinaire ou un licenciement. Avant de déployer un dispositif de contrôle, plusieurs points de vigilance doivent donc être pris en compte.

Les 4 règles à respecter pour contrôler les salariés

Justifier le contrôle

L’entreprise doit pouvoir expliquer pourquoi le dispositif est nécessaire. Cette justification peut être liée à la sécurité, à la prévention des vols, à l’organisation des interventions, au suivi d’un véhicule ou encore à l’encadrement de l’utilisation des outils professionnels. À l’inverse, un contrôle mis en place « au cas où » ou destiné à surveiller largement les salariés est risqué.

Mettre en place un dispositif proportionné

Le dispositif doit être adapté à l’objectif recherché et ne pas être excessif. Par exemple, la géolocalisation ne doit pas permettre de suivre un salarié hors temps de travail, pendant ses pauses ou dans l’exercice d’un mandat représentatif. Le contrôle doit rester limité à ce qui est nécessaire.

Informer les salariés avant la mise en place

Aucune surveillance clandestine n’est possible. Avant la mise en place d’un dispositif de contrôle, les salariés doivent être informés :

de l’outil utilisé ;
de la raison de son utilisation ;
des données collectées ;
des personnes pouvant y accéder ;
de la durée de conservation des données.

Cette information constitue une étape indispensable.

Consulter le CSE et respecter le RGPD

Lorsque l’entreprise dispose d’un Comité social et économique (CSE), celui-ci doit être informé et consulté avant la mise en place d’un dispositif permettant de contrôler l’activité des salariés.

Lorsque le dispositif implique la collecte de données personnelles, les règles du RGPD doivent également être respectées : finalité précise, accès limités, durée de conservation, sécurité des données et inscription au registre des traitements.

Trois dispositifs de contrôle fréquemment utilisés en entreprise

La charte informatique

La charte informatique encadre l’utilisation des outils numériques de l’entreprise : ordinateur, internet, messagerie, logiciels, mots de passe ou encore usage personnel autorisé ou interdit. Point de vigilance : lorsqu’elle comporte des règles disciplinaires générales et permanentes, elle peut devoir suivre la procédure applicable au règlement intérieur.

La géolocalisation

La géolocalisation peut être utilisée pour organiser des tournées, suivre des interventions ou protéger un véhicule. En revanche, elle ne doit pas devenir un outil de surveillance permanente. Le salarié doit pouvoir désactiver le dispositif hors temps de travail.

Le logiciel de caisse

Le logiciel de caisse permet de gérer les encaissements. Il peut également révéler certains éléments relatifs à l’activité d’un salarié, notamment les annulations, les remises, les écarts de caisse, les ouvertures de tiroir ou encore les opérations inhabituelles. Si ces données sont susceptibles d’être utilisées pour contrôler ou sanctionner un salarié, celui-ci doit en être informé au préalable.

Quels sont les risques pour l’employeur ?

Un dispositif de contrôle mal encadré peut entraîner :

une preuve contestée ;
une sanction disciplinaire fragilisée ;
un licenciement contesté ;
un risque prud’homal ou CNIL.

En pratique, une entreprise peut penser disposer d’une preuve utile, sans pouvoir finalement l’exploiter correctement faute d’avoir sécurisé son dispositif.

Contrôle des salariés : le bon réflexe

Les outils de contrôle peuvent répondre à des besoins légitimes d’organisation, de sécurité ou de protection de l’activité de l’entreprise. Pour sécuriser leur mise en place, il est essentiel de respecter quatre principes : justifier le dispositif, veiller à sa proportionnalité, informer les salariés et conserver la preuve des formalités accomplies.